Начните с результата
Папка проекта полезна, когда из неё понятно, что предстоит сделать. Положите рядом с материалами короткую заметку: результат, ограничения и ближайшее действие. Пять понятных предложений обычно лучше длинного брифа без актуального статуса.
Разделите исходники и результат
У исходного файла и готового результата разные роли. Отмечайте это в названии: «исходник», «на проверку», «утверждено». Не заставляйте следующего человека угадывать статус по дате изменения.
Зафиксируйте решение
Обсуждение может происходить в чате, но итог лучше вернуть к материалам. Что принято, что осталось исправить и кто принимает результат — достаточно, чтобы работа не начиналась заново после паузы.
Передавайте контекст вместе с файлами
Перед передачей проверьте три вещи: все ли материалы доступны, понятен ли актуальный вариант, записан ли следующий шаг. В тестовой ISTOVIA это можно попробовать на файлах и соседней заметке.